Podczas spotkania można było wysłuchać kilku prezentacji na temat podejmowanych działań w ramach programu Sprawna uczelni. Informacje te zostały przedstawione przez: prof. Agnieszkę Bitkowską, dra Marcina Kotarbę, dr Katarzynę Modrzejewską, prof. Bartosza Sawickiego, dr Małgorzatę Sidor-Rządkowską, dra Sebastiana Styńskiego oraz dyrektor COP Małgorzatę Woźniak.

Nagranie wideo ze spotkania >>>

Prezentacja ze spotkania >>>

Raport z badania obustronnej satysfakcji w relacjach pracownicy naukowi – pracownicy administracji >>>

Odpowiedzi na pytania zadane podczas spotkania poprzez platformę MENTI

Zarządzanie procesowe

Pytanie 1: Czy w ramach zarządzania procesowego będą opisane procesy związane ze szkołą doktorską oraz zarządzania praktykami studenckimi? Jeśli tak, czy możliwy jest dostęp do dokumentacji?

Odpowiedź: W ramach prowadzonych prac z obszaru kształcenia uwzględnione są wybrane procesy związane z funkcjonowaniem szkól doktorskich, jak również praktykami studenckimi. Obecnie modele procesów są na etapie identyfikacji, opisu istniejącego stanu. Po zakończeniu będzie możliwość wglądu do zidentyfikowanych i modelowanych procesów, jak również wskazania obszaru udoskonaleń.

Pytanie 2: Jak ma się konceptualizacja idei zarządzania celami do procesów realizowanych w PW na bieżąco bez stosownej automatyzacji i instrumentalizacji procesów, a tym bardziej optymalizacji procesów a priori?

Odpowiedź: Koncepcja zarządzania celami jest rzeczywiście w istotny sposób powiązana z realizacją procesów. Na tym etapie prac identyfikujemy stan aktualnie realizowanych procesów (AS- IS), dopiero potem zmierzamy do usprawnień, optymalizacji czy automatyzacji. Te zamierzenia są jeszcze przed nami. Początkowa fazą jest właśnie uświadomienie całej społeczności akademickiej, jak liczne procesy zachodzą w Politechnice Warszawskiej, które obszary wymagają usprawnień oraz w jaki sposób zmiany mogą być wprowadzane. Planowane jest, aby cele wynikające z założeń strategii były dekomponowane na cele poszczególnych procesów w kategoriach o kluczowym znaczeniu, a następnie monitorowane i zarządzane.

Pytanie 3: Czy przy tworzeniu mapy procesów administracyjnych zostały uwzględnione procesy przebiegające w Domach Studenckich PW?

Odpowiedź: W zakresie grupy procesów zarządzania infrastrukturą przewidziano wybrane procesy przebiegające w Domach Studenckich. Nie są jeszcze szczegółowo opisana, na razie mamy etap identyfikacji i weryfikacji procesów.

Pytanie 4: Nie jestem pewien, czy pytanie pasuje pod względem procesowym, aczkolwiek zapytam. Czemu przed pełnym wprowadzenie EZD w PW nie można umożliwić przyjmowania/składania dokumentów podpisanych przez podpis elektroniczny dostępny na stronach rządowych?

Odpowiedź: Proponowane rozwiązanie, w zakresie podpisu elektronicznego na pewno znacznie ułatwiłoby obieg dokumentów, skróciło czas realizacji wielu spraw w Politechnice Warszawskiej. Natomiast działanie nie jest to w obszarze kompetencji Zespołu Zarzadzania procesowego. Pytanie należy skierowywać do Centrum Informatyzacji PW.

Pytanie 5: Czy przewidziane są konsultacje procesów innych niż te, które "przypisano" z urzędu do mojej jednostki?

Odpowiedź: Warto podkreślić, iż jest to pierwsza wersja mapy procesów, która powstała w Politechnice Warszawskiej, ma charakter wielopoziomowy, następuje przyporządkowanie procesów do poszczególnych grup. Obecnie trwają prace w zakresie weryfikacji mapy procesów PW przez ekspertów merytorycznych w danej kategorii. Uwagi spostrzeżenia ekspertów zostaną uwzględnione, naniesione na schemat. W kolejnym etapie mapa procesów będzie poddana szerszej dyskusji w ramach społeczności PW.

Wsparcie projektów badawczych

Pytanie 6: W jaki sposób planuje się wyłonić mentorów, którzy będą gotowi merytoryczne wspierać młodszych kolegów wnioskujących o projekty?

Odpowiedź: COP zarówno na bazie wiedzy własnej na temat aktywności pracowników PW, jak i informacji z pozyskanych z Wydziałów/Instytutów przygotuje listę potencjalnych mentorów. Następnie będą prowadzone z wyłonionymi osobami rozmowy, czy podejmą się takiej funkcji. Oczywiście, nie będziemy zamykać się na osoby spoza listy.

Pytanie 7: Proponowany system wsparcia dotyczy wyłącznie projektów badawczych. Czy system wsparcia projektów będzie rozszerzany na inne typy projektów?

Odpowiedź: System wsparcia w pierwszej kolejności obejmuje wszystkie projekty badawcze, ale również wszystkie inne typy projektów obsługiwane przez COP, aby uspójnić podejście do projektów. W przypadku projektów nieobsługiwanych prze COP na razie ta koncepcja nie będzie wdrażana.

Pytanie 8: Wspominane było, że młodsi pracownicy będą brani pod skrzydła osób, które mają doświadczenie w aplikowaniu o projekty badawcze. Czy doktoranci także będą mogli korzystać z takiej pomocy?

Odpowiedź: Planowane jest wsparcie również doktorantów przy przygotowaniu wniosków projektowych. Najpierw na pewno trzeba wyłonić mentorów i stworzyć taki system wsparcia.

Pytanie 9: Czy pracujecie Państwo nad problemem wynagradzania (dodatków za pracę w projekcie) dla pracowników PW realizujących/chcących realizować projekty europejskie w ramach Horyzont Europa?

Odpowiedź: Kwestie motywującego systemu wynagrodzeń są przedmiotem prac związanych z realizacją działania D26. Przedstawiony w pytaniu problem jest znany, wiemy na ile jest dotkliwy dla osób realizujących projekty europejskie. Jednak jego trwałe rozwiązanie wymaga poważnych działań, m.in. zmiany Regulaminu Wynagrodzeń. Zagadnienie jest regularnie przedstawiane władzom PW. Dodatkowym sprzymierzeńcem jest otrzymane logo HR Excellence in Research, które promuje Europejską Kartę Naukowca na naszej uczelni.  

Pytanie 10: Wnioskując o projekt/grant chciałbym mieć z góry pewność, że skorzystanie z infrastruktury (sprzętu, usług pracowników) PW, np. innego wydziału, jest kwestią rutynową i przejrzystą bez wyjaśniania "po co? dlaczego tak szybko? i co ja z tego będę miał?"

Odpowiedź: Pod opieką prorektora Mariusza Malinowskiego trwają obecnie prace nad inwentaryzacją dostępnego sprzętu badawczego i opracowaniem przejrzystych zasad korzystania z tych zasobów przez wszystkich pracowników Politechniki Warszawskiej. Są to działania uzupełniające projekt “Uczelnia Badawcza”, wspierające pokonywanie realnych barier stojących przez zespołami badawczymi.  

Pytanie 11: W pilotażu LOP nie widzę tu nikogo z WEiTI, czyżby na tym dużym wydziale nie toczyły się projekty? Nie było doświadczenia? Nie było wniosków? Czy nie ma wiedzy na ten temat?

Odpowiedź: Wydział EiTI jest największą jednostką organizacyjną na Politechnice i bez wątpienia może się pochwalić obsługą największej liczby projektów badawczych. Jednak do pilotażu koncepcji Lokalnych Oddziałów Projektowych celowo zostały wybrane mniejsze jednostki organizacyjne. Chodzi o to, żeby w mniejszej skali, bezpiecznie testować koncepcyjne rozwiązania. Jeżeli pomysły okażą się skuteczne, to w perspektywie 2 lat uwaga zostanie przekierowana w stronę Wydziału EiTI.

Rozwój pracowników

Pytanie 12: Czy jest szansa na program mentoringowy dla NNA?

Odpowiedź: Szczegóły programów rozwoju talentów i mechanizmów mentoringowych są jeszcze przedmiotem prac. Wydaje się jednak, że do osiągnięcia doskonałości organizacyjnej konieczna jest jednakowa troska o kompetencje pracowników prowadzących badania naukowe, jak i pracowników zaplecza administracyjnego oraz technicznego.

Pytanie 13: Wynagrodzenia dla pracowników – czy będą weryfikowane/porównywane z tymi na innych uczelniach Polski, uwzględniając widełki ustawowe, miejsce pracy (Warszawa)?

Odpowiedź: Tak jak wspomniano w odpowiedzi na pytanie 11, kwestia motywacyjnego systemu wynagrodzeń jest przedmiotem długookresowych prac. Mieści się również wysoko w zestawie celów strategicznych projektu “Uczelnia Badawcza”. Wszyscy mamy świadomość, że dzisiejszy rynek pracy jest konkurencyjny, szczególnie w Warszawie. Dlatego też proponowane stawki muszą odnosić się realiów rynku wynagrodzeń, jednak przy jednoczesnym uwzględnieniu ograniczeń sfery finansów publicznych.

Pytanie 14: Proponuję nieco złagodzić ogólnie funkcjonujące skojarzenie i kryteria wiekowe młody=niedoświadczony a starszy=doświadczony, ponieważ osoba doświadczona dydaktycznie czasem chce się dokształcić badawczo i na odwrót.

Odpowiedź: Dziękujemy za podpowiedź/sugestię. Z pewnością było to zbyt daleko idące uproszczenie.

Pytanie 15: Czy można uznać, że wyniki podane nt. satysfakcji są reprezentatywne?

Odpowiedź: Formalnie badanie nie jest reprezentatywne, jednak nie obniża to wartości jego wyników. Badanie to nie było przeprowadzane na losowo dobranej próbie, lecz na całej populacji PW (wszyscy pracownicy PW posiadający maile w BIP PW). Intencją realizatorów badania było zebranie jak największej liczby wypełnionych przez pracowników PW kwestionariuszy, a nie zapewnienie reprezentatywności grupy (co z powodu braku informacji na temat liczebności całej populacji pracowników PW współpracujących ze sobą w obszarze naukowo-badawczym było niemożliwe).  

Pytanie 16: Czy badane były istotność różnic satysfakcji przy tym podziale NA i NNA oraz przy dywersyfikacji na wymiary?

Odpowiedź: Nie.

Pytanie 17: Dlaczego brak jest dywersyfikacji rodzajów projektów w badaniu i w podejściu do wskaźnika satysfakcji?

Odpowiedź: Celem badania było określenie poziomu satysfakcji pracowników PW współpracujących ze sobą w obszarze naukowo-badawczym, dlatego też współpraca przy innego rodzaju projektów nie była uwzględniania.

Pozostałe

Pytanie 18: Gdzie będą dostępne przedstawiane prezentacje?

Odpowiedź: Na stronie internetowej IDUB PW - zakładka “Sprawna uczelnia”.

Pytanie 19: Czy spotkanie w dniu 28 czerwca też będzie nagrywane?  

Odpowiedź: Tak.