Politechnika Warszawska
Politechnika Warszawska Uczelnia Badawcza

Ruszyły prace politechnicznego zespołu zarządzania procesowego

Zespół zarządzania procesowego liczy na współpracę i zaangażowanie pracowników PW.

Zespół zarządzania procesowego liczy na współpracę i zaangażowanie pracowników PW.

Politechnika Warszawska jest jak ludzki organizm - składa się z wielu organów (jednostek), między którymi istnieje wiele skomplikowanych powiązań. Organizm działa prawidłowo, gdy wszystkie organy i połączenia między nimi działają prawidłowo. W przypadku uczelni lepszemu funkcjonowaniu można pomóc, poprzez optymalizację procesów administracyjnych. Jak to zrobić? Nad tym będzie pracował właśnie powołany na Politechnice Warszawskiej zespół zarządzania procesowego.

Głównym zadaniem zespołu jest identyfikacja procesów administracyjnych oraz proponowanie i wdrażanie zmian prowadzących do usprawnienia działania PW, w tym likwidacji zbędnych, powtarzalnych czynności, a także ich decentralizacja. W tym celu zostanie opracowana mapa procesów administracyjnych, a w przyszłości zespół przeprowadzi szkolenia dla społeczności akademickiej w kontekście budowy holistycznego podejścia procesowego (najbliższe, dotyczące zarzadzania procesowego, już w lutym, więcej szczegółów wkrótce na stronie badawcza.pw.edu.pl).

Jednocześnie swoje prace rozpoczął zespół projektowy systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. W pierwszej kolejności EZD obejmie takie obszary działalności uczelni jak obszar: kształcenia, komercjalizacji wyników badań oraz organizacji i zarządzania, w tym m.in.: zamówienia publiczne, e-instrukcja kancelaryjna, zarządzanie projektami i finanse. - Naszym zadaniem, jako Zespołu zarządzania procesowego, będzie facylitacja prac zespołów odpowiedzialnych za wdrożenie systemu EZD, a następnie przeprowadzenie cyklu szkoleń i seminariów skierowanych do pracowników naszej uczelni – wyjaśnia profesor Agnieszka Bitkowska, przewodnicząca zespołu zarządzania procesowego, który w ramach projektu IDUB realizuje działanie D31. "Optymalizacja procesów administracyjnych poprzez wprowadzenie Zarządzania Procesowego ukierunkowanego głównie na projekty badawcze".

Współpraca z pracownikami

Obecnie zespół kontaktuje się z pracownikami zaangażowanymi w procesy administracyjne, by poznać schemat oraz sposób ich pracy. To oni w pierwszej kolejności będą zgłaszać swoje pomysły i przemyślania w zakresie doskonalenia istniejących procesów administracyjnych.

– Zamierzamy budować sprawną komunikację oraz świadomość procesową wśród pracowników Politechniki Warszawskiej. Liczymy na współpracę i zaangażowanie naszych pracowników – mówi prof. Bitkowska.

Dzięki współpracy z pracownikami uczelni będzie można przejść do kolejnego etapu pracy, czyli optymalizacji procesów administracyjnych i wdrożenie zmian, które przyniosą istotne korzyści dla wszystkich użytkowników i odbiorców. Jakie będą korzyści z wprowadzanych zmian? – Z pewnością wpłynie to na sprawność i skuteczność realizowanych procesów, między innymi poprzez skrócenie czasu realizacji zadań, sprawniejsze wydawanie decyzji. Uporządkowanie oraz systematyzacja procesów, przynieście korzyści zarówno dla interesariuszy wewnętrznych, jak i zewnętrznych – stwierdza przewodnicząca zespołu.

Ewolucja, nie rewolucja

Zespół zarządzania procesowego chce, by realizowane przez nich działania skutkowały stopniowymi zmianami, zachodzącymi w sposób ewolucyjny, poprzez nieustanne doskonalenie procesów w nowocześnie zarządzanej uczelni badawczej. – Zarządzanie procesowe to praca ciągła w każdej organizacji – wyjaśnia prof. Bitkowska. – Jest to cykl ciągłych i usystematyzowanych działań, dotyczących planowania i monitorowania wykonania danych procesów w organizacji dążący do realizacji jej celów. Każdy bowiem z pracowników wykonując zadania i powierzone obowiązki uczestniczy w wielu różnych realizowanych procesach – dodaje.