Wsparcie projektów badawczych (zakres: D06, D30)

Głównym celem działania jest gruntowna modernizacja systemu wsparcia przygotowywania i realizacji projektów badawczych, ze szczególnym uwzględnieniem projektów międzynarodowych. W długoczasowej perspektywie działanie powinno doprowadzić do stworzenia w Politechnice Warszawskiej nowego ekosystemu projektowego – sprawnego i przyjaznego, w którym projekt traktowany będzie jako szansa biznesowa dla Uczelni, a kierownik projektu jako lider tej szansy, będzie otrzymywał maksymalne wsparciem ze strony organizacji.

Istotą proponowanej zmiany będzie przesunięcie środka ciężkości wsparcia administracyjnego z kontroli jakości produktu (wniosku o dofinansowanie) na zapewnienie jakości procesu, połączone z wyeliminowaniem wszelkich działań niepotrzebnie obciążających zespół projektowy.

Tak zdefiniowany cel wymaga:

• przeprojektowania struktury organizacyjnej służącej wsparciu pracowników przygotowujących wnioski o dofinansowanie projektów badawczych,
• ewolucji Centrum Obsługi Projektów w kierunku super-centrum kompetencji i analiz, przy przesunięciu bezpośredniego wsparcia dla zespołów projektowych do Lokalnych Ośrodków Projektowych, pełniących rolę zasobu specjalistów włączanych systemowo do zespołów przygotowujących wnioski o dofinansowanie,
• przeprojektowania procedur i radykalnego uproszczenia procesu aplikowania o projekty,
• zaprojektowania i wdrożenia mechanizmów wspierających fazę realizacji oraz zamykania projektów.

Planowane jest intensywne wykorzystywanie narzędzi informatycznych (w tym elektroniczny obieg dokumentów). Efektem wprowadzonych zmian będzie wzrost zarówno liczby składanych projektów (na skutek uproszczenia procesu), jak też ich jakości (dzięki zwiększeniu wsparcia merytorycznego ze strony COP), a także odczuwalny wzrost komfortu realizacji projektu, dzięki efektywnemu wsparciu kierownika i zespołu projektowego.

Etapy wprowadzania zmiany:

1. Pełna diagnoza potrzeb i oczekiwań interesariuszy (kierowników, potencjalnych kierowników, pracowników COP i administracji wydziałowych, kwestury).
2. Sformułowanie i dyskusja propozycji usprawnień systemu na etapie aplikacji i realizacji (z zaangażowaniem kluczowych interesariuszy).
3. Wdrożenie pilotażowej wersji w Centrach Priorytetowych Obszarów Badawczych.
4. Ocena pilotażu (badanie interesariuszy, ocena wskaźników).
5. Wdrożenie w organizacji.

Koordynatorem działań D06, D30, w ramach których realizowane są ww. działania jest dr hab. inż. Bartosz Sawicki, prof. uczelni.